Come organizzare la giornata

Come organizzare la giornata

Pianificazione. Organizzazione. Gestione del tempo. Sono tutte tematiche molto importanti di cui spesso non abbiamo la giusta consapevolezza o che non sappiamo affrontare nel modo migliore.

Dopo aver imparato il Metodo per pianificare gli appuntamenti dell’anno, è importante prestare la giusta attenzione all’organizzazione delle singole giornate. D’altronde, la qualità della nostra vita è determinata anche e soprattutto da quello che facciamo nelle singole giornate e da come le viviamo. Ma come organizzare la giornata?

Diversi approcci

È importante sottolineare che non esiste un unico approccio di organizzazione della giornata. Ognuno di noi è diverso (e per fortuna).

C’è chi preferisce pianificare tutto nel dettaglio, chi preferisce concedersi più libertà di azione, chi si sente meglio nell’organizzare appuntamenti a lungo termine chi invece preferisce darsi scadenze più ravvicinate.

A qualsiasi tipologia di persona tu appartenga, esistono alcuni fondamenti che stanno alla base di una buona organizzazione della giornata che dovresti tenere in considerazione.

1. Tieni traccia dei tempi

Se ti stai avvicinando per la prima volta ad un metodo di gestione del tempo e di pianificazione efficace, è probabile che tu non abbia ben presente il tempo che impieghi a svolgere determinate azioni. Ho indovinato?

In questo caso, come prima cosa, procurati un timer e, per una settimana, tieni monitorato il tempo che impieghi a svolgere determinate azioni. Può essere, infatti, che tu non abbia ben chiaro quanto tempo impieghi per fare colazione, accompagnare i bambini a scuola, preparare il pranzo ecc.

Oppure, nell’attività lavorativa, potresti non sapere quanto tempo ti occupa la gestione delle mail, delle telefonate, l’attività manuale o quella di creazione del lavoro intellettuale.

Infine, potresti non avere ben chiaro quanto tempo impieghi nell’utilizzo dello Smartphone, dei Social Media e altro, che non sia per attività strettamente lavorative.

Per quest’ultimo punto, ti consigliamo di utilizzare delle App studiate proprio per monitorare il tempo passato sullo schermo. Se utilizzi uno strumento Apple, questa funzione di ‘Screen Time’ è già incorporata nel sistema. Se, invece, usi Android, puoi scaricare l’App gratuita Moment.

Potresti avere delle sorprese sulla tua gestione del tempo davanti allo schermo.

2. Stabilisci le 3 priorità della giornata

Una volta che hai chiaro quanto tempo impieghi a svolgere determinate attività, puoi finalmente imparare il modo per focalizzarti sulle cose più importanti da fare.

Infatti, spesso perdiamo tempo in cose poco utili e che non ci portano i risultati sperati invece che concentrarci su ciò che sarebbe davvero essenziale per noi.

Ogni giornata dovrebbe essere gestita in base alle priorità. L’ideale è scegliere per ogni giornata 3 cose davvero importanti. Se ti risulta più facile, puoi stabilire le 3 priorità nell’ambito lavorativo e le 3 priorità nell’ambito personale.

Se non hai mai fatto nulla del genere, potrebbe risultarti difficile stabilire di primo acchito le tue azioni-Focus.

Ecco come puoi fare:

  • All’inizio di ogni giornata (oppure alla sera prima, fai degli esperimenti e scopri qual è il momento migliore per te) prenditi 10 minuti per pianificare la giornata
  • Scrivi una lista di tutte le azioni che vorresti svolgere a livello lavorativo il giorno dopo
  • Scrivi una seconda lista di tutte le attività che vorresti svolgere in ambito personale
  • Di entrambe le liste scegli le 3 azioni che ti sembrano davvero prioritarie
  • Se poi, durante la giornata, dovessi accorgerti che ti avanza tempo per fare altro, meglio per te! A quel punto, e solo a quel punto, potrai gestire anche altre attività

3. Sii flessibile

Nessuna organizzazione della giornata sarà efficace se non accetterai il fatto che gli imprevisti possono capitare. Anche se hai pianificato tutto alla perfezione tenendo conto dei tempi che impieghi a svolgere le differenti attività, potrebbe sempre succedere qualcosa che ti ‘scombina i piani’.

I bambini non stanno bene, tua mamma ha bisogno di te, gli strumenti di lavoro hanno avuto un guasto.

Quando pianifichi la tua giornata, lascia sempre del tempo ‘vuoto’. Sarà quello che ti servirà quando avrai qualche imprevisto che non avevi programmato. Questo è un modo certo per sentirti sempre ‘in controllo’ della tua giornata e delle cose importanti per te e non sentirti mai sopraffatta.

Cosa possiamo fare per te..